[Großer Vergleich] Verwaltungssoftware für Fotografen

Fotografieren macht Spaß, aber es ist nicht einfach ein Fotobusiness zu führen. Egal ob du erst am Anfang deines kreativen Abenteuers stehst oder bereits ein erfahrener Vollzeit-Fotograf oder Videofilmer bist – den Überblick über alles zu behalten ist nicht leicht!

Die vielen Aufgaben können schnell überwältigend sein:

• E-Mails schreiben, suchen, sortieren
• Termine vereinbaren und warhnehmen
• Rechnungen schreiben und den Zahlungseingang im Blick behalten
• Verträge aufsetzen und versenden
• Steuern im Blick behalten

Und wenn dein Unternehmen wächst, werden auch die Aufgaben immer größer! Haftnotizen, To-Do-Apps und kleine Notizen, mit dem Kugelschreiber auf deiner linken Hand, reichen nicht mehr aus.

Für all dies gibt es eine (einfache) Lösung, die sich um einen großen Teil deiner Aufgaben und Verantwortlichkeiten kümmert und diese automatisieren kann. Diese Lösung heißt CRM für Fotografen (zu Deutsch: Verwaltungssoftware für Fotografen) und wird nicht nur deinen Arbeitsablauf vereinfachen, sondern dir auch viele Arbeitsstunden sparen- Zeit, die dir dann für kreative Aufgaben zur Verfügung steht.

Lass uns also einen Blick auf die beste Verwaltungssfotware für Fotografen werfen! Gleich vorweg können wir dir verraten, dass es für den deutschsprachigen Raum einen ganz klaren Favoriten gibt. Warum Kreativ Management* der klare Gewinner ist, das erfährst du weiter unten im Text!

CRM für Fotografen – was bedeutet das überhaupt?

Vielleicht hast du schon den Begriff „CRM“ bemerkt und dich gefragt, wofür diese drei Buchstaben stehen. Die Antwort lautet: Customer Relationship Management.

Customer Relationshiop Management ist natürlich Englisch und bedeutet übersetzt so viel wie Kundenverwaltungssoftware.

Ein Vorteil von CRM-Software ist, dass sie dir helfen kann, im Verkauf erfolgreicher zu sein, wenn alle deine Daten an einem Ort organisiert sind. Es ist kurzgesagt ein System, das dir hilft den Überblick über deine Kontakte, die anstehenden Aufgaben und Termine zu behalten. Aber es gibt noch viele weitere Vorteile und diese wollen wir dir als nächstes zeigen!

Warum du als Fotograf ein CRM als Verwaltungssoftware nutzen solltest

Du hast bestimmt schon bemerkt, dass jedes noch so kleine Fotoshooting jede Menge Planung erfordert! Von der ersten Anfrage an muss Kontakt gehalten werden, Absprachen müssen pünktlich getroffen sein und du darfst keine Fristen verpassen.

Als Fotograf ist es nicht leicht den Überblick über die vielfältigen Aufgaben zu behalten.

Die meisten Fotografen helfen sich mit to-do-Listen oder Excel Tabellen. Das Problem ist, dass diese Daten nicht einheitlich an einem Ort gespeichert sind. Du wirst aus der to-do-Liste zum Beispiel keinen Zugriff auf deine E-Mails haben. Daten von ein System ins andere zu übertragen ist gefährlich, da immer die Möglichkeit besteht ein wichtiges Detail zu vergessen.

Mit einem CRM kannst du einfach den Überblick über deine Kunden und ihre Kontaktinformationen behalten!

Die Verwaltungssoftware hilft dir organisiert und effizient zu bleiben, wenn du mit mehreren Kunden gleichzeitig arbeitest

Typische Aufgaben, die ein CRM für dich übernimmt, sind:

• Vorgefertigte to-do-Listen, damit du keinen wichtigen Schritt vergisst
• E-Mails mit Hilfe von Vorlagen schneller zu schreiben
• Automatische Erkennung von Terminüberschneidungen
• Das Schreiben von Rechnungen
• Verträge versenden und eine digitale Unterschrift nutzen
• Eine Steuerschätzung zu erhalten
• Verwalte deinen gesamten Arbeitsablauf und erhalte wichtige Erinnerungen

Wie funktioniert die Arbeit mit CRM als Fotografen Management Software?

Der erste Schritt ist, dass du in dem Programm deinen typischen Arbeitsanlauf anlegen musst. Dieser sieht bei jedem Fotografen und jeder Fotografin unterschiedlich aus. Woraus besteht dieser Arbeitsablauf?

Damit du zum Beispiel aus dem Fotografen Management heraus E-Mails versenden kannst, solltest du dir E-Mail-Vorlagen erstellen. Diese kannst du mit Platzhaltern füllen, sodass das Programm beim Versenden automatisch den passenden Vornamen zuordnen kann. So versendest du in wenigen Sekunden personalisierte E-Mails.

Übertrage deine Arbeitsschritte ein Mal und profitiere anschließend jeden Tag von der Automatisierung

Natürlich wirst du auch to-do-Listen speichern können und auch flexible Terminerinnerungen. Diese funktionieren so, dass du z. B. immer 14 Tage oder 4 Wochen vor einem Datum erinnert wirst. Die Erinnerung kann natürlich auch nach einem Datum erfolgen. Diese flexiblen Erinnerungen sind perfekt, um einen immer gleichen Ablauf zu organisieren.

Als Hochzeitsfotograf oder Fotografin wirst du beispielsweise in der Woche vor der Hochzeit noch einmal Kontakt zum Brautpaar aufnehmen wollen. Am Tag nach der Hochzeit musst du die Bilder sichern und innerhalb der ersten zwei Wochen eine kleine Vorschau der Bilder senden. Für all diese Aufgaben kannst du dir flexible Erinnerungen speichern, welche dann abhängig vom tatsächlichen Hochzeitsdatum ausgelöst werden.

Verbinde alle von dir genutzten Systeme mit dem CRM

Der größte Vorteil eines CRM besteht darin, dass du auf keine anderen Programme mehr zugreifen brauchst. Dein Kalender, die E-Mails und to-do-Listen wirst du alle von einem zentralen Ort aus sehen und bearbeiten können.

Durch diese All-in-one-Lösung kann das Programm automatisch Termine von der to-do-Liste in deinen Kalender übertragen, dir bei neuen Anfragen direkt sagen, ob du an dem Tag noch verfügbar bist oder dir für die vorformulierten E-Mails die fehlenden Daten automatisch ausfüllen.

Der Vorteil ist nicht nur die Zeitersparnis, sondern auch größere Sicherheit

Dir wird bereits klar sein, dass dir dies viel Zeit sparen wird! Anstatt die gleichen Aufgaben immer und immer wieder zu erledigen, kannst du einen großen Teil der Verwaltung an das Programm abgeben. Diese Zeit steht dir dann wieder für kreative Aufgaben zur Verfügung!

Der zweite große Vorteil ist, dass du alles viel sicherer angehen wirst! Du hast schnell alle Daten auf einen Blick, denn sie sind alle an einem zentralen Ort zugänglich. Außerdem arbeitet das Programm im Hintergrund mit und prüft ständig, ob du noch Aufgaben vergessen hast.

Die ersten Schritten mit einer Verwaltungssoftware für Fotografen

Damit dich das Management Programm wirklich gut unterstützen kann, musst du zunächst folgende Schritte befolgen:

1. Verbinde von dir genutzte Programme mit der neuen Verwaltungssoftware

Um E-Mails verfassen zu können, die Daten aus den Anfragen zu erhalten und Einblick in deinen Kalender zu haben, solltest du als erstes die folgenden Programme mit dem CRM synchronisieren: dein E-Mail-Postfach, das Kontaktformular auf deiner Website, deinen Kalender, dein Bankkonto (zum Abgleich der Zahlungseingänge). Natürlich kannst du auch deine Vertragsvorlage in das CRM übertragen.

2. Speichere deinen typischen Arbeitsablauf

Im zweiten Schritt legst du im CRM deinen typischen Arbeitsablauf an. Hier ist es wichtig, dass du möglichst jeden noch so kleinen Schritt übernimmst, zumindest bei denen, die sich bei jedem Kunden wiederholen. Damit du nichts vergisst, ist es der einfachste Weg, dass du bei den nächsten Anfragen mitschreibst, welche Schritte du in welcher Reihenfolge abarbeitest. Diese überträgst du dann in das Programm, damit dieses dir durch Automatisierung helfen kann.

3. Greife auf Automatisierungen zurück und genieße die gewonnene Zeit

Durch die Automatisierungen wirst du keine Aufgabe mehr vergessen und alles schneller erledigen können. Du musst keine Rechnungen mehr in Word schreiben, tippst nicht jede E-Mail neu und wirst zuverlässig an Termine erinnert.

Klingt fast zu schön um wahr zu sein, aber es ist wirklich möglich! Du fragst dich bestimmt: Was ist nun die beste Verwaltungssoftware für Fotografen?

Fotografen Management und CRM für Fotografen im Vergleich

Kreativ.Management

Was uns an Kreativ Mangement gefällt

Für den deutschsprachigen Raum führt kein Weg an Kreativ.Management* vorbei! Das Programm bietet alles, was du dir wünschst, läuft zuverlässig und ist sowohl für dich, aber auch für deine Kunden, komplett auf Deutsch gestaltet!

Natürlich erfüllt Kreativ.Management auch alle Ansprüche an den heutigen Datenschutz – und das schafft die englischsprachige Konkurrenz nicht. Aber dazu kommen wir später…

Wobei hilft die Software von Kreativ Management* dir genau? Einer der größten Vorteile ist, dass du ganz leicht deine E-Mail-Kommunikation automatisieren und auf E-Mail-Vorlagen zurückgreifen kannst. Mit Kreativ Management wird dir aber auch die Auftragsverwaltung leicht gemacht, da du flexible Erinnerungen und to-do-Listen nutzen kannst.

Direkt aus dem Programm heraus kannst du Verträge versenden, welche von deinen Kunden digital unterzeichnet werden können. Auch das Senden von Fragebögen ist ohne weiteres möglich!

Natürlich kannst du auch Rechnungen erstellen, diese versenden und den Zahlungseingang automatisiert überprüfen lassen. Sollte es zu einem Zahlungsverzug kommen, kann eine Erinnerungsmail automatisch an dich oder sogar deine Kunden versendet werden.

Richtest du dir deinen Arbeitsablauf klug ein (und hier bietet Kreativ.Management* dir besonders viele Tipps im Support-Bereich), dann wirst du nie wieder eine wichtige Aufgabe vergessen! Die vielen Automatisierungen lassen sich easy an deine Bedürfnisse anpassen und sind leicht einzurichten.

Der wohl von vielen unterschätzte Vorteil ist, dass Kreativ Management für den deutschsprachigen Raum ausgelegt ist! Du musst nichts übersetzen und Voreinstellungen, wie z. B. die Umsatzsteuerregelung, sind bereits gegeben. Auch deine Kunden werden keine Mails mit englischen Texten erhalten und auch kein englisches Interface bei der digitalen Vertragsunterzeichnung erleben.

Insgesamt ist Kreativ.Management* sehr gut durchdacht, zuverlässig und lässt keine Wünsche offen!

Kreativ Management Preise & Tarife

Die Verwaltungssoftware von Kreativ Management* kannst du schon ab 29 Euro nutzen!

Interessanterweise wird dieser Tarif von Kreativ Management* „Büroassistent James“ genannt. Wenn du monatlich zahlst, dann kostet dich der Tarif 39 Euro exkl. Mwst. und wenn du jährlich vorauszahlst, sinkt der Preis auf rechnerisch 29 Euro exkl. Mwst. je Monat.

Das mag zunächst nach viel Geld klingen, aber stell dir nur vor, dass du durch die Automatisierung von deinen E-Mails, das schnelle Rechnungsschreiben oder der digitalen Vertragsunterzeichnung jeden Monat Zeit sparen wirst! Nimm nur an, dass du durch Kreativ Management* jeden Monat 6 Stunden an Büroarbeit sparst: das wären nur knapp 5 Euro je Stunde!!! Die gewonnene Zeit kannst du nutzen um kreativ zu arbeiten oder dich zu entspannen.

Du siehst, dass sich die Investition super schnell rentieren wird! In Anbetracht der vielen Stunden Arbeitszeit, die du dir jeden Monat sparen wirst, sind das sehr vernünftige Preise. Und natürlich kannst du die Kosten auch von der Steuer absetzen! 😉

Kreativ Management Gutschein

Willst du ein Abo bei Kreativ Management abschließen und suchst nach einem Gutscheincode? Dann bist du hier genau richtig! Nutze den Code HOFOCO und du kannst Kreativ Management 90 Tage lang kostenlos testen! Eigentlich musst du nach 30 Tagen in den kostenpflichtigen Plan wechseln und kannst dank des Coupon Codes so mehr als 60 Euro sparen! Lass dir dieses Angebot nicht entgehen und nutze bei deiner Anmeldung bei Kreativ Management den Gutschein HOFOCO.

Du kannst auch direkt hier klicken, damit der Gutscheincode direkt registriert wird:
Kreativ.Management 90 Tage lang testen

Kreativ Management Pro & Contra

Kreativ Management Erfahrungen anderer Fotografen

Wir, vom Hochzeitsfotografie Collective, sind selbst Nutzer von Kreativ Management* und sind davon überzeugt, dass du für den deutschsprachigen Raum kein besseres CRM finden wirst! Der Funktionsumfang, die Zuverlässigkeit und der Preis könnten nicht besser sein!

Auch Alexander Bischof ist mega happy mit Kreativ Management! Er sagt: „Als Famlienvater mit 40 Stunden Hauptjob bedeutet Kreativ Management eine enorme Zeitersparnis für mich. Meine Kinder sind darüber sehr froh!“

Hast du Kreativ Management bereits getestet? Lass uns gerne wissen, welche Einstellungen dir am meisten gebracht haben. Schreib uns dafür einfach einen Kommentar. Wir freuen uns von dir zu hören!

Fotostudio.io

Was uns an Fotostudio.io gefällt

Fotostudio.io ist eine europäische Software und wurde vom französisch sprachigen Team entwickelt. Alle grundlegenden Funktionen sind vorhanden, sodass du einen Großteil deiner Arbeitsabläufe automatisieren kannst. Positiv ist auf alle Fälle, dass Fotostudio.io auf Deutsch nutzbar ist. Jedoch gibt es keinen deutschsprachigen Support.

Die Fotografen Management Software von Fotostudio.io läuft in unserem Test zuverlässig, aber bei der Benutzeroberfläche müssen einige Abstriche gemacht werden. Im Gegensatz dazu wirkt Kreativ.Management ansprechender und moderner. Trotzdem lässt sich alles gut finden und funktioniert in unserem Test sehr zuverlässig.

Wo Fotostudio.io aber die Nase vorn hat, dass ist die hauseigene App! Im Appstore für iPhones bzw. im Google PlayStore für Android Geräte kannst du die App herunterladen und sofort auf alle deine Daten, Termine und Rechnungen zugreifen. Das ist perfekt, wenn du von unterwegs etwas checken willst oder direkt eine Änderung notieren willst.

Ruft dich beispielsweise ein Kunde an und teilt dir mit, dass der Termin erst eine Stunde später stattfinden wird, kannst du dies direkt in der App ändern. Andere Fotografen Software Programme bieten dieses Feature nicht. Hier musst du warten, bis du von zu Hause aus auf die Daten zugreifen kannst, da viele Programme keine mobile Ansicht für Smartphones unterstützen.

Fotostudio.io zeigt sich hier also sehr innovativ!

Ein weiterer Vorteil dieses CRMs ist, dass das Programm komplett auf Deutsch zugänglich ist. Auch die Hilfsdokumente sind auf Deutsch, falls du an einer Stelle etwas nachlesen musst.

Insgesamt macht Fotostudio.io einen sehr guten Eindruck! Alles ist up-to-date und besonderes die App hat uns überzeugt. Zusammen mit dem Preis ist Fotostudio.io also eine klare Empfehlung!

Fotostudio.io Preise & Tarife

Fotostudio.io Pro & Contra

Fotostudio.io Erfahrungen anderer Fotografen

Unser Test zeigt, dass Fotostudio.io eine gut entwickelte und zuverlässige Lösung ist. Auch in Deutschland erfreuen sich immer mehr Fotografen an der Software. Schreib uns gerne einen Kommentar, wenn du eigene Erfahrungen mit Fotostudio.io gemacht hast.

Sébastien Roignant: „Ich habe jedoch immer noch zu viel Zeit bei der Kundenverwaltung verloren. In der Tat erstreckt sich die Beziehung zum Hochzeitspaar über einen langen Zeitraum und man kann leicht einen Schritt vergessen oder den Überblick darüber verlieren, was schon erledigt wurde und was noch zu tun ist. Mit den fotostudio-Workflows kann ich für jeden Schritt Aufgaben und automatische E-Mails generieren. Dank des Dashboards, das alles zusammenfasst, was ich zu tun habe, und insbesondere alles, was fotostudio für mich erledigt, bin ich über den Fortschritt jedes Projekts genau im Bilde. Meine Produktivität ist gestiegen und ich spare wertvolle Zeit bei all den kleinen Aufgaben meiner täglichen Arbeit als Hochzeitsfotograf.“

Fotografen.Management

Was uns an Fotografen.Management gefällt

Fotografen.Management* ist ein in Deutschland entwickeltes Programm, welches speziell für Fotografen entwickelt wurde. Es hilft Anfragen zu sortieren und schnell zu beantworten, Aufträge zu verwalten und bei allen Aufgaben immer oben auf zu sein.

Das Programm Fotografen.Management* lässt sich datenschutzkonform nutzen, was ein sehr großer Vorteil ist! Du kannst beispielweise ein Kontaktformular auf deiner Website einbinden, sodass die dort erfassten Daten automatisch und ohne Verzögerung in die Verwaltungssoftware importiert werden.

Alle Aufträge werden in zwei Kategorien unterteilt. So gibt es die Bereiche „Jobs“ und „Hochzeiten“. Dies finden wir sehr praktisch, denn je nach Anlass fallen unterschiedliche Arbeitsschritte an. Eine Hochzeitsbegleitung benötigt vor und nach dem eigentlichen Termin viel mehr Aufmerksamkeit, als beispielsweise Passbilder in einem Fotostudio. Das die Aufträge hier direkt unterteilt werden, kommt daher sehr gelegen!

Außerdem gefällt uns sehr gut, dass es einen Bereich „Schriftliches“ gibt. Von hier lassen sich Angebote, Rechnungen, Gutscheine und vieles mehr einfach erstellen und direkt an den Kunden senden.

Insgesamt ist die Benutzeroberfläche von Fotografen.Management* aufgeräumt und gut zu verstehen. Damit alles von Beginn an rund läuft, wirst du als Erstes durch die Ersteinrichtung geführt. In wenigen Schritten werden hier die wichtigsten Daten erfasst, sodass du anschließend direkt mit der Nutzung der Software beginnen kannst!

Alles in allem macht Fotografen.Management* einen sehr guten Eindruck! Es ist gut verständlich und wenn es doch hakt, dann antwortet der Support schnell und ist auch sehr nett.

Fotografen.Management Preise & Tarife

Beim Programm Fotografen.Management* kannst du dich für ein Monats- oder Jahresabo entscheiden. In beiden Fällen werden alle Funktionen freigeschaltet, sodass du den vollen Funktionsumfang nutzen kannst.

Wie bereits gesagt, hat Fotografen.Management* bei uns einen sehr guten Eindruck hinterlassen. Bei der Fülle an Funktionen verwundert es schon, dass es mit 15 Euro (exkl. Mwst.) nur ein Bruchteil der vergleichbaren Programme kostet. Zwar musst du dich für ein Jahr binden und im Voraus zahlen, um auf 15 Euro zu kommen, aber eine Verwaltungssoftware will länger genutzt werden. Da macht es nur Sinn, sich für ein Jahr zu binden und von den besseren Konditionen zu profitieren.

Alternativ kannst du auch monatlich zahlen (und kündigen), wobei der Preis dann bei 20 Euro (exkl. Mwst.) liegt. Auch das ist im Vergleich immer noch wahnsinnig günstig!

Fotografen.Management Pro & Contra

Fotografen.Management Erfahrungen anderer Fotografen

In unserem Text konnte Fotografen.Management* überzeugen und das tut es auch bei anderen Fotografen. Jennifer Elbers ist Familienfotografin aus Düsseldorf und schreibt:

„Das Tool Fotografen.Management ist so intuitiv, übersichtlich und dabei erfüllt es alle meine Anforderungen „in schön“. Mit schön meine ich vor allem die individuelle Anpassung von Verträgen, Briefpapier ect. ganz auf mein Corporate Design angepasst. Von meinen Kunden höre ich immer nur positives Feedback, wenn es um lästige Themen wie Verträge & Vereinbarungen geht: denn durch das Tool können meine Kunden ganz bequem per Finger unterzeichnen, und danach geht alles automatisch & digital seinen Weg!“

Sven Riebeling betreibt ein eigenes Fotostudio und nutzt Fotografen.Management*, um seine Aufträge und Termine zu managen. Er schreibt: „Alles ist zentral an einem Ort, egal ob Rechnungen, Modelverträge oder sogar die Shootingplanung. Damit spart man Zeit und behält den Überblick über alle wichtigen Dinge, die ein Fotograf für sein Business benötigt. Auch der Support ist lobenswert. Meine Ideen oder noch ergänzende Funktionen wurden in kurzer Zeit umgesetzt.“

Dubsado

Was uns an Dubsado gefällt

Auch Dubsado ist ein klassisches CRM (Customer Relationship Management), mit dem du Überblick über deine Kundenbeziehungen, die Arbeitsabläufe, Zahlungen und Termine behalten kannst. Dank der automatisierten Workflows kannst du Zeit sparen. Gleichzeitig gehst du sicher, dass du nichts wichtiges außer Augen verlierst.

Dubsado ist ein amerikanisches Produkt. Es kommt im modernen und ansprechenden Design daher. Alles läuft rund und zuverlässig. Die gesamte Software ist jedoch auf Englisch gestaltet.

Der größte Nachteil von Dubsado besteht darin, dass du alle vorformulierten Texte übersetzen musst. Natürlich willst du deinen deutschen Kunden keine englischen Texte senden, sodass dich hier viel extra Arbeit erwartet.

Auch für dich stellt sich die Aufgabe alles zu übersetzen. Auch die Hilfsdokumente und der Support sind nur englischsprachig zugänglich.

Dubsado Preise & Tarife

Dubsado kostet dich 40 US-Dollar (ca. 37 Euro) im Monat und gehört damit zu den teuren Software Management Programmen. Du kannst dir zwei Monate sparen, wenn du jährlich im Voraus zahlst.

Dubsado Pro & Contra

Dubsado Erfahrungen anderer Fotografen

In Amerika sind alle happy mit Dubsado, wo das Programm zu den besten CRMs gehört. Das Problem ist, dass sich viele Vorteile für den deutschen Markt nicht nutzen lassen.

Die Probleme beginnen beim europäischen Datenschutz (von dem die Amerikaner nichts verstehen), sodass du dich angreifbar machst. Mit einem europäischen Anbieter bist du stattdessen auf der sicheren Seite.

Dubsado macht aber auch da Probleme, wo deine Kunden mit der Software interagieren. Es sind viele automatische Kontaktpunkte gegeben, bei denen E-Mails automatisiert versendet werden. Diese sind alle auf Englisch formuliert und müssen von dir angepasst werden. Das hört sich nicht so wild an, aber es erfordert, dass du wirklich in die Tiefe gehst. Bindest du zum Beispiel das Kontaktformular von Dubsado ein, damit die eingegebenen Daten direkt übernommen werden, musst du nicht nur das Formular übersetzen, sondern auch mögliche Fehlermeldungen (z. B.: „Bitte fülle alle Felder aus“). So etwas wird leicht übersehen, würde aber bei deinen Kunden große Fragezeichen aufkommen lassen.